1 tydzień temu
E-paragon to elektroniczna, pełnoprawna forma paragonu fiskalnego, która stanowi nowoczesną alternatywę dla tradycyjnych, papierowych dokumentów potwierdzających dokonanie zakupu. o ile sprzedawca wystawi elektroniczny paragon fiskalny, nie ma już obowiązku drukowania klientowi dowodu sprzedaży w wersji papierowej.
Celem e-paragonu jest usprawnienie obrotu gospodarczego, zwiększenie transparentności transakcji oraz zmniejszenie kosztów związanych z eksploatacją urządzeń fiskalnych
i archiwizacją dokumentów. Może być on przesyłany klientowi w formie elektronicznej, np. poprzez e-mail, aplikację mobilną lub SMS – pod warunkiem wyrażenia przez klienta na to zgody.
Podstawa prawna
Możliwość wystawiania e-paragonów została wprowadzona do polskiego porządku prawnego na mocy nowelizacji ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.), a także przepisów wykonawczych, w tym przede wszystkim Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. Nowe rozporządzenie, mające obowiązywać od 1 lipca 2025 r., ma wskazywać wprost na możliwość wystawiania e-paragonów dzięki kasy fiskalnej online oraz tzw. kasy wirtualnej, czyli mającej postać oprogramowania.
PFR w toku zawierania umów oraz ich rozliczania korzystał z prawa do weryfikacji danych o zatrudnieniu, przychodach oraz spełnieniu innych przesłanek uprawniających do wsparcia. Weryfikacja mogła być prowadzona z wykorzystaniem danych ZUS, MF oraz publicznych rejestrów. W praktyce jednak, jak wskazano w wystąpieniu pokontrolnym NIK z 4 kwietnia 2023 r., zasady kwalifikowania przedsiębiorców do wsparcia były niejednoznaczne, co prowadziło do chaosu interpretacyjnego.
Korzystanie z e-paragonów jest dobrowolne, zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy.
Jak stosować e-paragony w praktyce? Czym jest hub paragonowy?
Wdrożenie e-paragonów w firmie to nie tylko zakup odpowiedniego sprzętu, ale również dostosowanie procesów sprzedażowych oraz integracja z adekwatnymi systemami informatycznymi. W szczególności dotyczy to integracji z hubem paragonowym, który pełni funkcję pośrednika między kasą rejestrującą a konsumentem końcowym.
Hub paragonowy to centralna platforma teleinformatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów, której zadaniem jest przyjmowanie e-paragonów z kas rejestrujących online i udostępnianie ich klientom w ustandaryzowanej, bezpiecznej formie. Jest to swoisty „most” między systemami sprzedaży a konsumentem końcowym – umożliwia on przesłanie paragonu elektronicznego bezpośrednio do aplikacji mobilnej klienta (np. e-Paragony) lub innego kanału odbioru (np. e-mail, SMS, konto użytkownika w e-sklepie).
Warto doprecyzować, iż hub paragonowy w ścisłym znaczeniu tego terminu odnosi się do rozwiązania stworzonego i udostępnionego przez Ministerstwo Finansów, jednak na rynku funkcjonują także rozwiązania komercyjne oferowane przez podmioty prywatne, które pełnią analogiczną funkcję.
Krok po kroku – jak rozpocząć stosowanie e-paragonów:
- Zakup lub aktualizacja kasy fiskalnej do wersji online
Przedsiębiorca powinien korzystać z kasy rejestrującej online, która jest zgodna
z wymaganiami technicznymi określonymi przez Ministerstwo Finansów. Lista dopuszczonych urządzeń dostępna jest na stronie Głównego Urzędu Miar. - Wybór dostawcy systemu POS (Point of Sale) lub ERP (Enterprise Resource Planning) wspierającego e-paragony
Aby możliwe było generowanie e-paragonów i ich przekazywanie klientom, konieczna jest integracja systemu sprzedażowego (POS/ERP) z odpowiednim rozwiązaniem IT – najlepiej takim, które posiada certyfikację zgodności z hubem paragonowym. - Integracja z hubem paragonowym
Można to zrobić na dwa sposoby:
– Pośrednio, korzystając z gotowych rozwiązań dostawców systemu sprzedażowego, którzy mają już integrację z hubem (np. aplikacje mobilne, platformy sprzedażowe, systemy POS).
– Bezpośrednio, poprzez własne API (Application Programming Interface)
i infrastrukturę informatyczną – to rozwiązanie najczęściej JEST wybierane przez duże sieci handlowe lub podmioty e-commerce z własnym zapleczem IT. Ministerstwo Finansów udostępnia dokumentację integracyjną (m.in. API huba paragonowego) na platformie gov.pl. - Umożliwienie klientowi odbioru e-paragonu
Klient musi wyrazić zgodę na otrzymanie e-paragonu w formie elektronicznej. Można to zrealizować poprzez:
– przesłanie paragonu e-mailem lub SMS-em,
– udostępnienie paragonu w aplikacji mobilnej (np. e-Paragony),
– wygenerowanie QR kodu do pobrania e-paragonu,
– automatyczne przypisanie e-paragonu do konta klienta (np. w ramach programu lojalnościowego).
Brak uzyskania świadomej zgody konsumenta może zostać zakwestionowany przez organy nadzoru (w tym UODO). Zaleca się wdrożenie rozwiązania, które automatycznie rejestruje zgodę klienta i sposób doręczenia paragonu. - Zgodność z przepisami RODO i bezpieczeństwo danych
Należy zadbać o odpowiednie zabezpieczenia danych klientów – zarówno przy ich przetwarzaniu, jak i przechowywaniu. E-paragon może zawierać dane umożliwiające identyfikację osoby fizycznej, co wymaga zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych. - Szkolenie personelu i aktualizacja procedur sprzedażowych
Nowy sposób wydawania paragonów powinien być jasno opisany w procedurach firmowych i zrozumiały dla pracowników punktów sprzedaży.
Szansa, ale też wyzwanie dla przedsiębiorców
Wykorzystywanie e-paragonów wiąże się zarówno z korzyściami, jak i pewnymi trudnościami organizacyjnymi i technologicznymi, które należy świadomie zaplanować.
- Obniżenie kosztów eksploatacyjnych
Brak konieczności drukowania paragonów to realne oszczędności na papierze, rolkach termicznych i serwisowaniu drukarek fiskalnych. - Wygoda dla klienta i nowoczesny wizerunek firmy
Udostępnianie e-paragonu w aplikacji, mailowo lub przez SMS jest atrakcyjne
z punktu widzenia konsumenta, zwłaszcza młodszych pokoleń oczekujących rozwiązań cyfrowych. - Ułatwienie procedur reklamacyjnych i zwrotów
Dostęp do e-paragonu w formie cyfrowej oznacza, iż klient nie musi przechowywać papierowego dowodu zakupu, co zmniejsza ryzyko utraty dokumentu i skraca obsługę posprzedażową. - Lepsza kontrola danych sprzedażowych
Elektroniczne paragony mogą być integrowane z systemami analitycznymi
i raportowymi, co ułatwia kontrolę nad sprzedażą, zwłaszcza w wielu punktach lub kanałach sprzedaży. - Zgodność z nowoczesnymi standardami i wymaganiami regulatora
Używanie e-paragonów świadczy o cyfrowej dojrzałości przedsiębiorstwa
i przygotowaniu na przyszłe wymogi sprawozdawczości elektronicznej.
Wyzwania i ryzyka
- Koszty wdrożenia systemu
Zakup kas online, aktualizacja systemu i integracja z hubem paragonowym to realny koszt, szczególnie dla mikroprzedsiębiorców. - Złożoność integracji technicznej
Połączenie z systemem typu hub wymaga odpowiednich kompetencji IT lub współpracy z wyspecjalizowanym dostawcą. - Wymogi formalne i prawne
Konieczne jest m.in. uzyskanie zgody klienta na przesłanie e-paragonu oraz zapewnienie zgodności z przepisami RODO. - Potrzeba przeszkolenia personelu i informowania klientów
Nowe procedury muszą być dobrze znane pracownikom oraz jasno komunikowane klientom, by uniknąć nieporozumień. - Ryzyko technicznych przerw i błędów
Ewentualne problemy z połączeniem do CRK, huba lub awarie systemu sprzedaży mogą powodować zakłócenia w obsłudze klientów.
Podsumowanie
Wprowadzenie e-paragonów to istotny krok w kierunku cyfryzacji procesów sprzedażowych i fiskalnych w Polsce. Nowe regulacje stwarzają przedsiębiorcom szansę na uproszczenie obsługi klienta, redukcję kosztów operacyjnych oraz integrację sprzedaży z nowoczesnymi narzędziami analitycznymi i marketingowymi. Jednocześnie wymagają spełnienia określonych obowiązków technicznych i prawnych – w tym integracji z hubem paragonowym oraz zapewnienia zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych.
Aby skutecznie i bezpiecznie wdrożyć e-paragony, przedsiębiorcy powinni odpowiednio przygotować infrastrukturę techniczną, przeszkolić personel oraz zadbać o adekwatną komunikację z klientami. Z punktu widzenia zgodności z prawem i ograniczenia ryzyka, warto skorzystać ze wsparcia doradców prawnych i podatkowych, którzy pomogą dopasować rozwiązania do specyfiki danej działalności.
Artykuł autorstwa: r. pr. Jakub Kędzierski
W razie pytań, a także pomysłów tematów na kolejne wydania Newsletter’a zapraszamy do kontaktu:
