HR-owe Koło Ratunkowe: Dwa stanowiska w jednej umowie o pracę

Jak w umowie o pracę prawidłowo określić rodzaj pracy?

Zgodnie z art. 29 Kodeksu pracy jednym z obligatoryjnych elementów umowy o pracę jest określenie rodzaju pracy wykonywanej przez pracownika w ramach stosunku pracy. Strony mogą określić rodzaj pracy poprzez wskazanie w umowie:

• stanowiska,
• funkcji,
• zawodu,
• specjalności,
• charakteru pracy lub czynności, które mają być wykonywane przez pracownika.

Podejście do tego elementu umowy bywa różne. Niektórzy pracodawcy opisują rodzaj pracy ogólnie (np. ograniczając się tylko do nazwy stanowiska), podczas gdy inni ujmują go bardzo szczegółowo, wskazując konkretne czynności.

Praktyczne wskazówki!

• Nie należy stosować zbyt ogólnych określeń, takich jak np. specjalista czy dyrektor (bez doprecyzowania „do spraw…”). Takie nieprecyzyjne sformułowania mogą prowadzić do nieporozumień dotyczących obowiązków czy trudności w późniejszej ocenie realizacji pracy.
• Zbyt szczegółowe opisy nie zawsze są dobrym rozwiązaniem z perspektywy pracodawcy. Należy bowiem pamiętać, iż pracownik może odmówić wykonania polecenia służbowego, które jest sprzeczne z umową o pracę, w tym z określonym w niej rodzajem pracy.

Oprócz wskazania w umowie rodzaju pracy, pracodawca powinien zapoznać pracownika z zakresem jego obowiązków. Pracodawca może uwzględnić zakres obowiązków w umowie lub przekazać go w odrębnym dokumencie. Jednak żaden przepis nie obliguje do zachowania formy pisemnej, dlatego zakres obowiązków może zostać przekazany również ustnie.

Czy w umowie można wskazać więcej niż dwa stanowiska?

W ramach stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju, na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Czy to oznacza, iż w umowie o pracę można wskazać wyłącznie jedno stanowisko?

W dzisiejszych realiach rynkowych pracownicy posiadający szerokie kompetencje są szczególnie cenieni. Elastyczność ról bywa normą – odpowiada na potrzeby pracodawców, a pracownikom umożliwia stopniowe poszerzanie zakresu obowiązków, zdobywanie nowych umiejętności i doświadczeń, bez konieczności zmiany miejsca pracy.

Przepisy prawa pracy nie zabraniają zawarcia jednej umowy o pracę, w ramach której pracownik będzie wykonywał pracę na dwóch różnych stanowiskach (a choćby więcej). Przykładowo, w niewielkim biurze rachunkowym pracownica może być zatrudniona jednocześnie jako księgowa oraz specjalistka ds. kadr i płac.

Odpowiednie zapisy w umowie lub aneksie

Strony mogą ustalić, iż pracownik będzie wykonywał dwa rodzaje pracy zarówno już przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie trwania zatrudnienia. W tym drugim przypadku konieczne jest sporządzenie odpowiedniego aneksu do umowy o pracę, który zaktualizuje warunki zatrudnienia w zakresie nowego stanowiska.

Wskazane jest, aby umowa lub aneks zawierały zapisy dotyczące warunków wynagrodzenia odrębnie dla wszystkich ze stanowisk, np. wynagrodzenie na stanowisku księgowa 4500 zł brutto, na stanowisku specjalista ds. płac 4500 zł brutto.

W umowie można też wyodrębnić wymiar czasu pracy dla danego stanowiska (wymiar czasu pracy na stanowisku księgowa ½ etatu, na stanowisku specjalista ds. płac ½ etatu). Nie jest to jednak obowiązkowe, a strony mogą elastycznie kształtować czas pracy. Należy jednak pamiętać, iż łączny wymiar czasu pracy nie może przekraczać pełnego etatu. Wykonywanie dwóch rodzajów pracy w ramach jednej umowy nie oznacza zatem zatrudnienia na kolejny etat, ale jedynie rozszerzenie zakresu obowiązków w ramach tego samego stosunku pracy.

Zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego

Płatnik nie dokonuje odrębnego zgłoszenia do ubezpieczeń, o ile w jednej umowie wskazane zostały dwa stanowiska – choćby o ile wymiar czasu pracy i wynagrodzenie w ramach stanowisk zostało wyraźnie wyodrębnione w treści dokumentu. Pracodawca nie ma też obowiązku prowadzenia dwóch teczek osobowych.

Badania wstępne i okresowe

Zatrudnienie na dwóch stanowiskach nie zawsze oznacza konieczność wykonania dodatkowych badań lekarskich. Każdą sytuację należy rozpatrywać indywidualnie.

• W przypadku, gdy strony ustalają na początku zatrudnienia, iż pracownik będzie wykonywał dwa rodzaje pracy, skierowanie na badania wstępne powinno uwzględniać warunki pracy i czynniki szkodliwe na obu stanowiskach.
• Gdy strony zdecydują w trakcie zatrudnienia o rozszerzeniu obowiązków o kolejne stanowisko, pracownik powinien wykonać kolejne wstępne badania lekarskie, jeżeli na nowym stanowisku będzie narażony na inne czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe.

Przy badaniach okresowych należy rozstrzygnąć czy warunki pracy na obu stanowiskach się różnią. o ile warunki są takie same, pracodawca może kierować pracownika tylko na jedne badania. Natomiast w sytuacji, gdy warunki pracy na poszczególnych stanowiskach są rozbieżne, pracodawca ma obowiązek zapewnić odrębne badania dla wszystkich z nich. To też rodzi konieczność monitorowania upływu terminów obu orzeczeń lekarskich.

Szkolenia BHP

Instruktaż stanowiskowy w ramach szkolenia wstępnego BHP należy przeprowadzić odrębnie dla wszystkich stanowiska. Obowiązek i częstotliwość przeprowadzenia szkoleń okresowych wynika natomiast z rodzaju stanowiska. Na przykład przy wykonywaniu pracy jednocześnie na stanowisku kierowniczym oraz na stanowisku robotniczym programy szkoleń mogą się różnić, a więc pracownik powinien wykonać dwa szkolenia. Każdy taki przypadek warto skonsultować ze specjalistą ds. BHP.

Składki ZUS i podatek od wynagrodzenia

Rozliczenie składek ZUS i podatku od wynagrodzenia przy dwóch (lub więcej) stanowiskach w umowie o pracę nie różni się od rozliczenia, gdy w umowie określone jest wyłącznie jedno stanowisko. Wynagrodzenia wyodrębnione w umowie należy zsumować w celu obliczenia podstawy składek i przychodu do opodatkowania. Płatnik obliczając zaliczkę na podatek dochodowy ma prawo zastosować wyłącznie jedne zryczałtowane koszty uzyskania przychodów (250 zł lub 300 zł) oraz jedną kwotę zmniejszającą podatek (zgodnie z oświadczeniem PIT-2).

Dwie odrębne umowy czy dwa stanowiska w jednej umowie?

Określenie w jednej umowie o pracę dwóch stanowisk nie skutkuje powstaniem dwóch odrębnych stosunków pracy. Drugi stosunek pracy powstaje wyłącznie wtedy, gdy strony zawierają drugą umowę o pracę. Ugruntowane orzecznictwo sądowe potwierdza, iż takie rozwiązanie również jest możliwe, o ile rodzaj wykonywanej pracy w drugiej umowie zupełnie różni się od rodzaju pracy w pierwszej umowie. Niezależnie od liczby umów, pracownikowi powinny zostać zagwarantowane normy dobowego i tygodniowego odpoczynku, wynoszące odpowiednio 35 i 11 godzin. Dlatego z dużą ostrożnością należy podchodzić do sytuacji, w których łączny wymiar czasu pracy wynikający z obu umów przekracza pełen etat.

Dwa etaty w jednej firmie. Sprawdź, na co zwrócić uwagę!