Kontrola w firmie: prawa, obowiązki i granice działań urzędu

Zdjęcie: Kontrola w firmie:  prawa, obowiązki i granice działań urzędu

W Polsce najczęstsze kontrole prowadzą:

• w zakresie obowiązków podatkowych – Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) lub Urząd Skarbowy (US);
• w zakresie ubezpieczeń społecznych – Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS);
• w zakresie prawa pracy i bezpieczeństwa oraz higieny pracy (BHP) – Państwowa Inspekcja Pracy (PIP);
• w zakresie bezpieczeństwa żywności i higieny – Sanepid;
• w zakresie konkurencji i konsumentów – Urząd Ochrony Konkurencji
  i Konsumentów (UOKiK);
• w zakresie ochrony danych osobowych – Urząd Ochrony Danych Osobowych.

Każdy z tych organów działa w oparciu o odrębne ustawy, które określają ramy i granice ich uprawnień. Nie jest to też zamknięty katalog organów kontrolnych.

Podstawy prawne i ograniczenia czasu trwania kontroli

Czas trwania kontroli przedsiębiorcy przez jeden organ w jednym roku kalendarzowym określony jest przez art. 55 ustawy z dnia 06.03.2018 r. – Prawo przedsiębiorców i tak:

• u mikroprzedsiębiorców (przedsiębiorca, który zatrudnia mniej niż 10 pracowników, a jego obroty nie przekraczają 2 mln euro) kontrola nie może przekroczyć 6 dni roboczych;
• u małych przedsiębiorców (przedsiębiorca zatrudniający mniej niż 50 pracowników i osiągający obroty w wysokości nieprzekraczającej 10 mln euro) kontrola nie może przekroczyć 18 dni roboczych;
• u średnich przedsiębiorców (przedsiębiorca, który zatrudnia mniej niż 250 pracowników, a jego obroty nie przekraczają 50 mln euro lub aktywa nie przekraczają 43 mln euro) kontrola nie może przekroczyć 24 dni roboczych;
• u pozostałych przedsiębiorców (przedsiębiorcy , których zatrudnienie wynosi 251 pracowników lub więcej) kontrola nie może przekroczyć 48 dni roboczych.

Ograniczenie czasowe kontroli dotyczy jednego roku kalendarzowego, a więc chodzi o okres od 1 stycznia do 31 grudnia. Po upływie takiego roku kalendarzowego limit czasowy kontroli odnawia się i organ kontroli ma znowu daną liczbę dni roboczych na jej przeprowadzenie. Co też ważne niedozwolona jest kumulacja, tzn. jeżeli dany organ kontroli w danym roku kalendarzowym „nie wykorzystał” wszystkich dni roboczych, w których może przeprowadzić kontrolę, nie oznacza to, iż niewykorzystane dni przechodzą na rok kolejny.

Istotną kwestią jest również fakt, iż czas kontroli liczony jest w dniach roboczych, a nie
w dniach „zwykłych”. Dni robocze powinny być rozumiane jako takie dni, w których pracuje dany przedsiębiorca, zatem kontrola działalności gospodarczej przedsiębiorcy musi odbywać się w dniach i godzinach jego pracy.

W tym miejscu warto również zaznaczyć, iż powyższe informacje są zasadą, natomiast ustawodawca przewidział możliwość jednostronnego przedłużenia czasu trwania kontroli przez dany organ kontroli. Natomiast przedłużenie kontroli możliwe jest tylko po doręczeniu przedsiębiorcy pisemnego uzasadnienia, w którym powinna być wskazana przyczyna takiego wydłużenia kontroli. Ustawa – Prawo przedsiębiorców wskazuje dwie – ogólne – przesłanki przedłużenia kontroli:

• po pierwsze, przedłużenie może nastąpić jedynie z przyczyn niezależnych od organu kontroli,
• po drugie, kontrola może zostać przedłużona, jeśli w jej trakcie ujawniono określone nieprawidłowości (np. podatkowe).

W pierwszej sytuacji można się spodziewać, iż tłumaczenie organu będzie bardzo przewidywalne: mianowicie, iż przewidziany czas na kontrolę był za krótki i organ nie zdążył w wyznaczonym czasie jej przeprowadzić. Zastanawiać się jednak można na gruncie Prawa przedsiębiorców, czy jest to rzeczywiście przyczyna niezależna od organu.

W drugim przypadku przedłużenie czasu kontroli możliwe jest też ze względu na okoliczności:

• ujawnienia:
  • zaniżenia zobowiązania podatkowego w wysokości przekraczającej równowartość 10% kwoty zadeklarowanego zobowiązania podatkowego, jednak nie niższej niż 500 złotych, lub
  • zawyżenia straty w wysokości przekraczającej równowartość 50% kwoty zadeklarowanej straty, jednak nie niższej niż 2500 złotych
• ujawnienia faktu niezłożenia deklaracji pomimo takiego obowiązku.

Kontrola powtórna

Organ kontroli może powtórzyć kontrolę, ale tylko pod pewnymi warunkami:

• kontrola musi dotyczyć tego samego zakresu przedmiotowego;
• przesłanką kontroli może być tylko stwierdzenie w wyniku pierwotnej kontroli rażącego naruszenia prawa przez przedsiębiorcę, czyli takiego, co do którego nie ma żadnych wątpliwości – oczywiste naruszenie prawa;
• nie może przekroczyć 7 dni;
• czas trwania nie wlicza się do ustanowionych limitów – zatem w przypadku konieczności przeprowadzenia powtórnej kontroli już w następnym roku kalendarzowym kontrola ta nie może być uznana za nową kontrolę, a czas jej trwania nie będzie objęty limitem na następny rok kalendarzowy.

Na marginesie należy zaznaczyć, iż ww. zasady są ogólne, natomiast m.in. w obszarze podatków zastosowanie mają szczegółowe przepisy Ordynacji podatkowej (Dział VI – kontrola podatkowa), w tym o zawiadomieniu, wszczęciu, protokole i zastrzeżeniach.

Prawa przedsiębiorcy podczas kontroli

• Prawo do informacji – co, przez kogo i w jakim zakresie jest kontrolowane; upoważnienie musi wskazywać podstawę prawną, zakres, czas i pouczenia
  o prawach/obowiązkach.
• Prawo do obecności – czynności wykonuje się co do zasady w obecności przedsiębiorcy albo osoby upoważnionej.
• Prawo do zgłoszenia zastrzeżeń do protokołu.
• Prawo do ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa i danych niezwiązanych
  z kontrolą – organ nie może wykraczać poza przedmiot kontroli wskazany
  w upoważnieniu.
• Prawo do odszkodowania za szkodę poniesioną w związku z czynnościami kontrolnymi wykonywanymi niezgodnie z prawem.

Obowiązki przedsiębiorcy

• Udostępnienie kontrolerom dokumentów/danych i warunków do pracy (miejsce, dostęp do systemów, kopie).
• Udzielanie wyjaśnień, obecność wymaganych osób (np. kadry/księgowość)
  i współpraca. Natomiast co ważne, kooperacja nie oznacza obowiązku tworzenia nowych dokumentów na potrzeby kontroli – organ może żądać wyłącznie tych, które przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić.
• Zachowanie terminów – odpowiedzi, zastrzeżenia do protokołu, wykonanie decyzji pokontrolnych.

Granice działania organów – co mogą, a czego nie?

Organ prowadzący kontrole może:

• wejść do siedziby/miejsca wykonywania działalności, przeglądać dokumenty i żądać informacji w zakresie prowadzonej kontroli;
• zabezpieczać dowody (np. kopie plików, nośniki danych) – w granicach upoważnienia i przepisów szczególnych;
• przeprowadzić przeszukanie (UOKiK) – bez zapowiedzi, ale tylko za zgodą sądu (SOKiK) i w granicach postanowienia; celem jest zabezpieczenie dowodów naruszeń konkurencji;
• pobierać próbki (sanepid) i prowadzić kontrole żywności zgodnie z przepisami.

Organ prowadzący kontrole nie może:

• wykraczać poza zakres z upoważnienia ani żądać danych niezwiązanych z kontrolą. Przekroczenie zakresu upoważnienia może stanowić podstawę do złożenia zastrzeżeń oraz – w zależności od skutków – do wystąpienia z roszczeniem odszkodowawczym;
• dowolnie przedłużać czas trwania kontroli ponad limity wynikające z przepisów;
• zabierać sprzętu/dokumentów bez podstawy i pokwitowania (zwłaszcza poza trybami przewidzianymi w przepisach szczególnych).

Jak przebiega kontrola – krok po kroku

1. Zawiadomienie – organ kontroli, przed przeprowadzeniem czynności kontrolnych, ma obowiązek zawiadomić przedsiębiorcę o zamiarze przeprowadzenia kontroli, wraz ze wskazaniem zakresu przedmiotowego kontroli, a także danych osoby udzielającej upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;
2. Rozpoczęcie – kontrola powinna się odbyć nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia przedsiębiorcy zawiadomienia. Kontrolujący okazuje legitymację i doręcza upoważnienie z zakresem, podstawą prawną i przewidywanym czasem.
3. Czynności kontrolne – wgląd w dokumenty i systemy, żądanie wyjaśnień, oględziny, pobór próbek, zabezpieczanie dowodów, przesłuchania świadków. Kontrola powinna być przeprowadzona w sposób sprawny i niezakłócający funkcjonowania przedsiębiorcy. Tym samym organ kontroli powinien dokonywać czynności możliwie szybko, w sposób zorganizowany i wydajny, a podjęte działania organu w czasie kontroli nie mogą prowadzić do paraliżu działalności przedsiębiorcy. Czynności powinny być uzasadnione i obiektywnie potrzebne z punktu widzenia przedmiotu kontroli.
4. Zakończenie – sporządzenie protokołu, czyli podsumowanie kontroli, jej przebiegu oraz dokonanych ustaleń. Celem protokołu jest przede wszystkim zapewnienie przedsiębiorcy ochrony w zakresie ewentualnych nadużyć ze strony podmiotu kontrolującego – spisanie protokołu ma więc w swoim założeniu gwarantować rzetelność czynności kontrolnych.

Podsumowanie

Choć Prawo przedsiębiorców wprowadza ogólne zasady dotyczące czasu trwania
i przebiegu kontroli, to trzeba mieć świadomość, iż każdy rodzaj kontroli podlega również swoim przepisom szczególnym. Oznacza to, iż kontrole podatkowe, ZUS, PIP, sanitarne czy UOKiK mogą rządzić się dodatkowymi wymogami wynikającymi z ustaw sektorowych, których organy muszą przestrzegać.

Dlatego w praktyce:

• warto utrzymywać bieżący porządek w dokumentach i procedurach;
• zawsze warto skonsultować zawiadomienie z prawnikiem, który zweryfikuje poprawność upoważnienia i zawiadomienia, sprawdzi, czy organ może skorzystać z wyjątków (np. przedłużenia czasu kontroli), potwierdzi, czy zakres kontroli nie został przekroczony, doradzi, jakie dokumenty przygotować i w jaki sposób udzielać odpowiedzi;
• współpraca z organem nie wyklucza ochrony swoich praw, przedsiębiorca może: zadawać pytania, prosić o doprecyzowanie podstaw prawnych, dokumentować przebieg kontroli, wnosić zastrzeżenia do protokołu, korzystać z pełnomocnika na każdym etapie.

Kontrola to naturalny element funkcjonowania firmy – nie oznacza automatycznie, iż przedsiębiorca zrobił coś źle. Co więcej, jest to proces, który da się przejść spokojnie. Dobra organizacja dokumentów, znajomość limitów i zasad z Prawa przedsiębiorców oraz wsparcie fachowca sprawiają, iż choćby skomplikowane kontrole dają się przeprowadzić w sposób uporządkowany i bez zbędnych nerwów.

W razie pytań, a także pomysłów tematów na kolejne wydania Newsletter’a zapraszamy do kontaktu:

[email protected]