KSeF się przyjął, choć z kłopotami

Nie spełniły się czarne proroctwa internetowych wieszczów. KSeF nie padł i jest masowo stosowany, choć część firm ma wciąż kłopoty z jego wdrożeniem.

Kwiecień był pierwszym miesiącem e-fakturowania na masową skalę. Obowiązek używania Krajowego Systemu e-Faktur objął około 1,4 mln przedsiębiorców. I choć wciąż wiele firm ma jeszcze kłopoty z wdrożeniem elektronicznych systemów łączących je z KSeF, to jednak wystawianie e-faktur stało się codzienną praktyką.

Świadczą o tym liczby. Jak podaje Ministerstwo Finansów, między 27 a 29 kwietnia wystawiano codziennie od 4,9 do 5,3 mln faktur. Zajmowało się tym od 355 do 411 tysięcy firm.

Na przełomie miesięcy następuje zwykle „szczyt” aktywności fakturowania. Wynika to z uwarunkowań biznesowych – wiele firm stale współpracujących ze sobą rozlicza w ten sposób miesięczne okresy dostaw towarów i świadczenia usług. Prawdopodobnie dlatego dotychczas rekordowym dniem pod względem wykorzystania KSeF był 1 kwietnia. Wtedy 284 tys. firm wystawiło niemal 5,9 mln faktur.

Liczby te pokazują masowe wykorzystywanie systemu przez przedsiębiorców, ale też wskazują, iż od strony technicznej jest wciąż spory zapas jego wydajności. Według zapewnień MF, może on przyjąć choćby do 120 mln faktur dziennie. Jak podkreśla resort, system działa sprawnie. Kłopoty z dostępem do niego przez Profil Zaufany, jakie pojawiły się na początku lutego, zostały już usunięte. Zresztą w tej chwili większość przedsiębiorców wchodzących do KSeF korzysta z innych kanałów dostępu (np. elektronicznych certyfikatów czy tokenów).

Tym samym na razie nie spełniły się przewidywania wielu publicystów, którzy straszyli, iż KSeF od razu padnie i sparaliżuje polską gospodarkę. Nie znaczy to jednak, iż wszystko odbywa się bez problemów. Wiele dużych firm, w tym leasingowych, wciąż nie wystawia faktur w KSeF. Niektóre sieci stacji paliw wciąż korzystają z opcji wystawiania papierowego paragonu z NIP, czyli tradycyjnej faktury w uproszczonej formie.

Kłopotów nie mają na ogół najmniejsze firmy, korzystające z rządowej darmowej Aplikacji Podatnika albo z prostych programów do wystawiania faktur, zintegrowanych z KSeF. W większych firmach w wielu przypadkach nie zakończono jeszcze integracji z KSeF ich systemów księgowych i służących zarządzaniu całą firmą.

W kilku krajach UE

Dlaczego tak się dzieje? Sami przedsiębiorcy niechętnie o tym mówią otwarcie. Śmielej wypowiadają się doradcy podatkowi i księgowi. Zauważają, iż w największych przedsiębiorstwach, działających w międzynarodowych grupach, opóźnienie może wynikać z niemal równoczesnego wprowadzania podobnych systemów w kilku różnych krajach UE. Tuż przed Polską wprowadziły je Chorwacja i Belgia, a teraz robią to Francja i Niemcy. Jak przypuszcza Agnieszka Smolińska-Wiśnioch, doradca podatkowy i partnerka w KPMG, właśnie to równoczesne wprowadzanie KSeF i innych podobnych rozwiązań w różnych krajach jest jedną z przyczyn opóźnień w uruchomieniu e-fakturowania w wielu dużych polskich firmach.

– Zamówiły bowiem stosowną przebudowę swoich systemów informatycznych u globalnych dostawców, a oni musieli równolegle realizować wiele podobnych zamówień z innych państw UE, w których wdrażane jest e-fakturowanie – przyznaje ekspertka.

Przyczyny opóźnień są czasem bardziej prozaiczne. – Wiele małych firm „przebudziło się” w sprawie KSeF dopiero w kwietniu. Mogły na to wpłynąć krążące pogłoski, jakoby uruchomienie systemu miało być po raz kolejny odłożone w czasie – przypuszcza Aleksandra Jelnicka, właścicielka biura rachunkowego. Jej zdaniem wiele złego zrobiły reklamy telewizyjne systemu zintegrowanego z KSeF. – Tworzyły wrażenie, iż „wszystko samo się zrobi”, choć w rzeczywistości każda firma powinna była podjąć pewne przygotowania i system u siebie wdrożyć – twierdzi Aleksandra Jelnicka. Ale przyznaje, iż dziś niemal wszyscy jej klienci przeszli już na fakturowanie w KSeF.

Jednak część firm wciąż nie jest na to gotowa. Takie realia powodują, iż przez jakiś czas nieuchronnie będzie jeszcze istniał podwójny obieg faktur: tradycyjnych i tych z KSeF. Sprzyja temu zawieszenie do końca 2026 r. kar za błędy w KSeF. Są też interpretacje fiskusa, przyznające prawo do odzyskiwania VAT z faktur wystawionych w tradycyjny sposób. Co więcej – przepisy o VAT wciąż pozwalają na wystawienie faktur za kwiecień do 15 maja.

– Na pewno fakturowanie w tradycyjny sposób, a następnie wysyłanie tych samych faktur poprzez KSeF nie jest korzystne dla nikogo. Może prowadzić do chaosu w rozliczeniach i np. podwójnego odliczania VAT od tej samej transakcji, podwójnie dokumentowanej. Takie działania już nie korzystają z moratorium na karanie za błędy w KSeF – zauważa Agnieszka Smolińska-Wiśnioch.

– Prawdopodobnie wiele firm jest technicznie nieprzygotowanych do KSeF, ale stan w którym, jedni ten system stosują a inni nie, może wzbudzać wśród przedsiębiorców poczucie niesprawiedliwości – uważa Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych w firmie e-file, dostawcy oprogramowania. Dodaje, iż w ten sposób może powstać wrażenie, iż jakieś grupy firm są preferencyjnie traktowane przez władze.

KSeF uporządkował dokumentację

A dobre strony wdrożenia nowego systemu? Wielu przedsiębiorców przyznaje, iż podstawowa zaleta to pewność, iż wysłana do kontrahenta faktura nie zaginie ani po drodze, ani w jego księgowości.

– Dla biura rachunkowego KSeF przyniósł nieco wygody. Już nie trzeba przypominać klientom, by nadesłali swoje faktury do określonego dnia miesiąca. Sama mam na bieżąco dostęp do tych faktur w systemie i mogę na nich pracować – przyznaje Aleksandra Jelnicka.

KSeF pełni też rolę dyscyplinującą do staranności przy wystawianiu faktur. Kontrahenci już nie mogą, jak do niedawna, zniszczyć faktury i uznać ją za niebyłą, po czym wystawić nową. Wszelkie zmiany w wystawionej już fakturze wymagają wystawienia faktury korygującej. – Dlatego radzę swoim klientom, by starannie sprawdzili treść faktury przed jej wysłaniem. System może bowiem sprawdzać formalną poprawność faktury, ale nie powstrzyma jej wysyłki przy błędnie podanej cenie czy niewłaściwym opisie towaru – mówi Zuzanna Kwiatkowska.