Nowa definicja mobbingu: jakie procedury i polityki wewnętrzne pracodawca musi wdrożyć do 5 maja 2027 r.?

Zdjęcie: Nowa definicja mobbingu: jakie procedury i polityki wewnętrzne pracodawca musi wdrożyć do 5 maja 2027 r.?

1. Wewnętrzna Polityka Antymobbingowa i Antydyskryminacyjna

Podstawowym dokumentem jest Regulamin lub Polityka Antymobbingowa, stanowiąca u pracodawców zatrudniających co najmniej 10 osób załącznik do regulaminu pracy, część układu zbiorowego pracy albo odrębny regulamin zakładowy. Przepisy wymagają, aby akt określał nie tylko ogólne zakazy, ale też precyzyjne reguły, procedury oraz częstotliwość działań zapobiegawczych.

Dokument musi odzwierciedlać nową definicję mobbingu opartą na powtarzalnym i uporczywym nękaniu, a także uwzględniać nowe kategorie dyskryminacji: dyskryminację przez skojarzenie – ze względu na powiązanie z osobą posiadającą cechę chronioną oraz dyskryminację przez założenie. W treści należy ponadto wyznaczyć granicę między nękaniem a dozwoloną krytyką menedżerską, wskazując, iż obiektywne rozliczanie z powierzonej pracy i merytoryczny feedback wyrażony we adekwatnej formie nie stanowią mobbingu.

2. Procedura uzgodnień ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami załogi

Wdrożenie lub zmiana wewnętrznych regulacji antymobbingowych nie może nastąpić w trybie jednostronnej decyzji zarządu. Ustawa nakłada obowiązek formalnego uzgodnienia treści procedur z zakładową organizacją związkową. W zakładach pracy, w których związki zawodowe nie funkcjonują, pracodawca ma obowiązek przeprowadzić konsultacje i uzgodnić treść dokumentu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym w danym zakładzie.

3. Wielokanałowa procedura zgłaszania naruszeń i tryb zastępczy

Pracodawca jest zobowiązany do stworzenia sformalizowanych, bezpiecznych i poufnych kanałów przyjmowania zgłoszeń dotyczących mobbingu, dyskryminacji oraz molestowania. Procedura zgłoszeniowa powinna określać:

1. dopuszczalne formy zgłoszeń: pisemne, elektroniczne (np. dedykowana skrzynka mailowa) lub ustne do protokołu;
2. wymogi formalne skargi: opis zdarzenia, wskazanie dowodów, świadków oraz bezpośredniego sprawcy;
3. tryb zastępczy: obligatoryjny zapis określający alternatywną ścieżkę składania skargi na przypadek, gdy zarzuty dotyczą bezpośredniego przełożonego, osoby z kadr HR lub członka zarządu.

4. Procedura postępowań wyjaśniających i regulamin Komisji Antymobbingowej

Wewnętrzne regulacje muszą opisywać krok po kroku zasady powoływania oraz funkcjonowania bezstronnej Komisji Antymobbingowej. Procedura powinna regulować:

1. skład i bezstronność komisji: zasady wyznaczania członków (przedstawiciel pracodawcy, przedstawiciel pracowników/związków oraz opcjonalnie zewnętrzny ekspert lub mediator przy sporach z udziałem kadry zarządzającej);
2. tryb przesłuchań i gromadzenia dowodów: zasady weryfikacji świadków, dowodów z dokumentów i wiadomości elektronicznych. Wezwanie pracownika przed komisję w charakterze świadka stanowi wiążące polecenie służbowe;
3. gwarancję poufności: obowiązek podpisania deklaracji poufności przez wszystkich uczestników postępowania;
4. raport końcowy: obowiązek sporządzenia sprawozdania zawierającego wnioski, ocenę stopnia uprawdopodobnienia zarzutów oraz rekomendacje działań naprawczych lub dyscyplinarnych dla zarządu.

5. Procedura ochrony przed działaniami odwetowymi

Wdrożony system musi zawierać prawnie wiążącą gwarancję ochrony przed działaniami odwetowymi. Pracownik składający zgłoszenie w dobrej wierze oraz świadkowie biorący udział w postępowaniu wyjaśniającym nie mogą zostać poddani jakimkolwiek negatywnym konsekwencjom służbowym, takim jak zwolnienie z pracy, pominięcie przy awansie czy nieuzasadnione przeniesienie na inne stanowisko. Ochrona nie obejmuje jedynie zgłoszeń dokonanych w złej wierze z zamiarem zniesławienia.

6. Procedura stosowania środków tymczasowych i izolacji konfliktu

Na czas trwania postępowania wyjaśniającego procedura musi umożliwiać niezwłoczne zastosowanie środków zapobiegawczych w celu odseparowania domniemanego sprawcy od ofiary. Środki te mogą obejmować czasową zmianę podległości służbowej, przeniesienie na inne stanowisko, skierowanie do pracy zdalnej lub zawieszenie sprawcy w obowiązkach z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

7. Program cyklicznych szkoleń prewencyjnych i budowania świadomości

Pracodawca ma ustawowy obowiązek systematycznego działania, co wyklucza poprzestanie na jednorazowej publikacji regulaminu. W organizacji należy wdrożyć sformalizowany program cyklicznych szkoleń dla:

1. kadry menedżerskiej i kierowniczej: w zakresie obiektywnej oceny pracy, prawidłowej komunikacji i zapobiegania przekraczaniu granic krytyki;
2. pozostałych pracowników: w zakresie znajomości przysługujących praw, rozpoznawania niepożądanych zachowań oraz procedur zgłaszania.

8. Zasady postępowania wobec współpracowników B2B i zleceniobiorców

Ponieważ nowa definicja mobbingu obejmuje zachowania pochodzące od osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (np. kontraktów B2B, zleceniobiorców, pracowników tymczasowych), procedury antymobbingowe oraz kanały zgłoszeniowe muszą objąć również te podmioty.

Jednocześnie pracodawca musi ukształtować sposób przeprowadzania szkoleń oraz weryfikacji skarg wobec kontraktorów B2B w taki sposób, aby nie stwarzać dowodów na istnienie pracowniczego podporządkowania w rozumieniu art. 22 Kodeksu pracy – co wyklucza ryzyko rekwalifikacji umowy przez Państwową Inspekcję Pracy.

9. Procedura dokumentowania zapoznania się z regulacjami

Pracodawca musi wdrożyć procedurę indywidualnego zapoznawania każdego pracownika z treścią regulacji antymobbingowych. Od każdego zatrudnionego należy pobrać oświadczenie w formie pisemnej lub elektronicznej o zapoznaniu się z procedurą, które zostaje włączone do jego akt osobowych (część B). Posiadanie takich oświadczeń stanowi istotny dowód należytej staranności w razie ewentualnego sporu sądowego.

W razie pytań, a także pomysłów tematów na kolejne wydania Newsletter’a zapraszamy do kontaktu:

[email protected]