Od 1 kwietnia większość polskich przedsiębiorców musi korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przy wystawianiu dokumentów sprzedaży. Choć cyfryzacja rozliczeń podatkowych jest jednym z kluczowych elementów modernizacji administracji skarbowej, pierwsze doświadczenia firm pokazują, iż wdrożenie systemu nie obyło się bez trudności.
KSeF staje się standardem dla firm
Do końca marca korzystanie z KSeF było dobrowolne dla małych i średnich przedsiębiorstw. Obowiązek obejmował jedynie około 5 tys. największych firm. Od kwietnia system stał się powszechny, co oznacza istotną zmianę w codziennym funkcjonowaniu biznesu w Polsce.
Wśród przedsiębiorców, którzy zdecydowali się wcześniej przetestować system, znalazł się pan Marek — mikroprzedsiębiorca z branży IT oraz czytelnik Business Insider Polska. Już w lutym wystawił swoją pierwszą fakturę w KSeF, a na przełomie marca i kwietnia ponownie sprawdził działanie platformy.
Dobrowolne wdrożenia i pierwsze opinie
Według danych Ministerstwa Finansów, niemal 346 tys. firm rozpoczęło korzystanie z KSeF jeszcze przed wprowadzeniem obowiązku. Wielu przedsiębiorców podkreśla, iż system działa stosunkowo stabilnie, choć nie jest pozbawiony niedoskonałości.
— Liczyłem na więcej zmian. Mam wrażenie, iż darmowe narzędzie udostępnione przez resort finansów projektowała osoba, która nigdy nie prowadziła choćby bardzo małej firmy — ocenia pan Marek.
Jego zdaniem konstrukcja systemu przypomina „worek z fakturami”, w którym użytkownicy muszą samodzielnie odnaleźć się w gąszczu funkcji i dokumentów.
Darmowe narzędzie kontra komercyjne oprogramowanie
Eksperci rynku IT i księgowości od początku wskazywali, iż rządowa aplikacja będzie podstawowym rozwiązaniem, ale niekoniecznie najbardziej wygodnym dla wszystkich użytkowników. Podobne wnioski płyną z doświadczeń przedsiębiorców.
Pan Marek na co dzień korzysta z komercyjnego systemu zintegrowanego z KSeF i uważa, iż takie rozwiązania są bardziej intuicyjne.
— Warto korzystać z programów komercyjnych, zwłaszcza iż na rynku dostępne są również darmowe opcje. Jednak dla osób wystawiających kilka faktur miesięcznie aplikacja rządowa może być wystarczająca — podkreśla.
Dodaje jednak, iż po pierwszych miesiącach funkcjonowania systemu oczekiwał wyraźnych usprawnień, zwłaszcza w zakresie obsługi użytkownika.
Problemy funkcjonalne i techniczne
Zdaniem przedsiębiorcy w ciągu dwóch miesięcy kilka zmieniono w kluczowych obszarach, takich jak proces wystawiania faktur czy zarządzanie uprawnieniami użytkowników. To elementy szczególnie istotne dla małych firm, które często nie dysponują rozbudowanym zapleczem księgowym.
Pierwsze testy systemu ujawniły również drobne problemy techniczne. Jak relacjonuje pan Marek, podczas jednego z logowań pojawił się komunikat o nieprawidłowym czasie systemowym.
— Po kilku minutach ładowania pojawił się nietypowy komunikat, ale po odświeżeniu strony wszystko wróciło do normy. Być może miało to związek ze zmianą czasu lub aktualizacją systemu — mówi.
Podkreśla jednocześnie, iż w nocy z 31 marca na 1 kwietnia logowanie przebiegło sprawnie, podobnie jak na początku wdrożenia.
Kluczowy test dopiero przed systemem
Przedsiębiorcy zwracają uwagę, iż prawdziwym sprawdzianem dla KSeF będzie obsługa zwiększonego ruchu w godzinach szczytu oraz przy zamknięciach miesięcznych — momentach kluczowych dla księgowości firm.
— W nocy system działał bez zarzutu, ale najważniejsze będzie to, jak poradzi sobie w ciągu dnia, zwłaszcza w środku tygodnia, gdy liczba użytkowników jest największa — zauważa pan Marek.
Cyfryzacja podatków – kierunek nieunikniony
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF wpisuje się w szerszy trend cyfryzacji usług publicznych w Polsce, podobny do wcześniejszych reform, takich jak Jednolity Plik Kontrolny czy e-deklaracje. Dla wielu przedsiębiorców oznacza to jednak konieczność zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń i inwestycji w nowe narzędzia.
Podsumowanie
Pierwsze miesiące funkcjonowania KSeF pokazują, iż system ma potencjał ulepszenia obiegu dokumentów, ale wymaga dalszych udoskonaleń. Dla części firm będzie to wygodne rozwiązanie, dla innych — impuls do korzystania z bardziej zaawansowanego oprogramowania. najważniejsze znaczenie będą miały najbliższe tygodnie, które pokażą, jak system radzi sobie przy pełnym obciążeniu.
