Umowa o dzieło czy zlecenie: w jakich sytuacjach ZUS ją zakwestionuje?

Zdjęcie: Umowa o dzieło czy zlecenie: w jakich sytuacjach ZUS ją zakwestionuje?

Zgodnie z ich treścią:

Umowa o dzieło (art. 627 k.c.) to tzw. umowa rezultatu. Wykonawca zobowiązuje się do osiągnięcia konkretnego, sprawdzalnego efektu (np. napisanie kodu aplikacji, stworzenie projektu graficznego, wykonanie mebli biurowych). Wynagrodzenie wykonawcy ponadto należy się za efekt, a nie za czas pracy.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 18 września 2023 r., sygn. akt: II UK 39/13 – wykonanie dzieła najczęściej polega na wytworzeniu rzeczy, zmianie rzeczy już istniejącej, naprawieniu rzeczy, przerobieniu rzeczy, uzupełnieniu albo rozbudowie rzeczy, połączeniu rzeczy z innymi rzeczami, dodaniu części składowych. Rezultat umowy o dzieło powinien mieć byt samoistny, obiektywnie osiągalny i pewny. Nie powinno być uznane za dzieło coś, co nie odróżnia się w żaden sposób od innych występujących na danym rynku rezultatów pracy, gdyż wówczas zatraciłoby swój indywidualny charakter dzieła, a dzieło powinno być wyrazem kreatywności i umiejętności autora. (tak: wyroki Sądu Najwyższego: z 3 listopada 1999 r., IV CKN 152/00, z 27 sierpnia 2013 r., II UK 26/13, z 14 listopada 2013 r., II UK 115/13, z 4 czerwca 2014 r., II UK 543/13, oraz z 10 lipca 2014 r., II UK 454/13).

Umowa zlecenie (art. 734 k.c.) to umowa starannego działania. W tym przypadku liczy się samo wykonywanie czynności z należytą starannością, a niekoniecznie ich końcowy efekt (np. sprzątanie biura, prowadzenie księgowości, obsługa recepcji).

W jakich sytuacjach zawarta umowa może zostać zakwestionowana?

Analizując wytyczne ZUS oraz orzecznictwo sądowe, można wyróżnić konkretne sytuacje, które są dla kontrolerów sygnałem alarmowym. ZUS może zakwestionować umowę o dzieło, w przypadkach, gdy mamy do czynienia z:

• Powtarzalnością i ciągłością czynności:
  
  Jeśli umowa o dzieło dotyczy „przygotowania raportów” lub „bieżącej obsługi”, a dodatkowo jest zawierana z tą samą osobą, na długi okres i polega na wykonywaniu tych samych zadań, ZUS może uznać ją za zlecenie lub świadczenie usług. Dzieło bowiem powinno być jednorazowe, zindywidualizowane i do stworzenia w zamkniętym okresie czasu. Natomiast cykliczne wykonywanie prostych, powtarzalnych czynności to już domena umowy zlecenia (lub w przypadku spełnienia przesłanek z Kodeksu pracy – także umowy o pracę).

• Brakiem zindywidualizowanego rezultatu:
  
  To najczęstszy pojawiający się błąd. W zawartej umowie, wykonawca nie zobowiązuje się do wykonania konkretnego dzieła, samoistnego oraz wyróżniającego się na tle pozostałych (będącego rezultatem jego prac), a wyłącznie do starannego działania.
  
  Przykład: zatrudnienie do prowadzenia lekcji języka obcego, według dostarczonego podręcznika. W takim przypadku ZUS (i sądy) bardzo często uznają, iż jest to staranne działanie (nauczanie), a nie dzieło, ponieważ nie powstaje żaden nowy, unikalny twór. Sytuacja wyglądałaby inaczej w przypadku stworzenia na przykład autorskiego programu nauczania – taki wytwór może zostać zakwalifikowany jako dzieło.
  
  Podobnie, jeżeli przedmiotem umowy są czynności proste, powtarzalne i niewymagające od wykonawcy specjalnych cech twórczych (np. sortowanie towarów, proste prace ogrodnicze, roznoszenie ulotek), nie można uznać tego za wykonywanie w takim przypadku dzieła.
  
  Przykładem z orzecznictwa jest tu także zawarcie umowy o dzieło na„przygotowanie terenu pod budowę”, która w rzeczywistości polega na codziennym grabieniu liści i wywożeniu gruzu przez wykonawcę. Dla ZUS nie jest to dzieło, ponieważ nie powstaje nowy, zindywidualizowany wytwór, a czynności mają charakter powtarzalnych usług porządkowych.

• Podporządkowaniem i brakiem swobody:
  
  W umowie o dzieło wykonawca ma swobodę w tym, jak dochodzi do danego rezultatu (dzieła). jeżeli w umowie lub w trakcie wykonywania czynności, narzucane są godziny pracy, miejsce wykonywania zadań, a także gdy wydawane są takiej osobie bieżące polecenia, istnieje możliwość zakwalifikowania takiej umowy jako zlecenia, a po spełnieniu przesłanek z Kodeksu pracy – także umowy o pracę.

• Wynagrodzeniem za czas, a nie za efekt:
  
  Określenie stawki godzinowej w umowie o dzieło jest często bardzo ryzykowne. Dzieło wycenia się zwykle ryczałtowo, określając cenę za stworzony przedmiot lub efekt działania.

• Brakiem możliwości weryfikacji wad (rękojmia):
  
  To najważniejszy test do oceny zakwalifikowania umowy. Dzieło musi bowiem poddawać się sprawdzianowi na istnienie wad fizycznych. Przy otrzymaniu ostatecznego „produktu”, przedsiębiorca musi mieć możliwość oceny, czy dane dzieło spełnia przewidywane wymogi, a także czy działa odpowiednio.
  
  Jeśli czynności polegają na przykład na roznoszeniu ulotek, trudno w takim przypadku mówić o wadach fizycznych dzieła, a można wykonującemu zarzucić jedynie brak należytej staranności (np. wyrzucenie ulotek do kosza). Takie działania charakteryzują klasyczne zlecenie.
  
  Podobnie w przypadku nauczania języka obcego – rezultat w postaci „nauczenia się języka przez kursantów” nie zależy wyłącznie od wykładowcy i jest trudny do obiektywnej weryfikacji wad w momencie odbioru, stąd nie mamy tu do czynienia z dziełem.
  
  Co istotne, w przypadku, gdy w umowie brakuje precyzyjnych zapisów dotyczących odbioru dzieła i procedury zgłaszania wad istnieje duże ryzyko, iż umowa zakwalifikowana zostanie przez ZUS jako umowa zlecenia.

• Zawarciem umowy o dzieło ze swoim pracownikiem:
  
  W przypadku zawarcia umowy o dzieło z wykonawcą, który jest jednocześnie pracownikiem w danej firmie albo w ramach tej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, ZUS uznaje takiego wykonawcę za pracownika, którego należy objąć obowiązkowym ubezpieczeniem emerytalnym, rentowym, chorobowym, wypadkowym i zdrowotnym.

Jaki może być efekt zakwestionowania umowy przez ZUS?

Umowy cywilnoprawne znajdują się w gestii zainteresowań ZUS, gdyż umowa zlecenie i umowa o świadczenie usług podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym (emerytalnym, rentowym, wypadkowym i zdrowotnym, podczas, gdy ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne), natomiast umowa o dzieło nie jest tytułem do ubezpieczeń społecznych ani ubezpieczenia zdrowotnego.

W przypadku zakwestionowania zawartej umowy o dzieło oraz zakwalifikowania jej jako umowy zlecenie może być to dla przedsiębiorcy niezwykle bolesne finansowo.

Powyższe wiąże się między innymi z:

1. Koniecznością zapłaty zaległych składek – przedsiębiorca musi zapłacić zaległe składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe) oraz ubezpieczenie zdrowotne za cały okres trwania zakwestionowanej umowy (nawet do 5 lat wstecz), a do tej kwoty doliczane są odsetki za zwłokę.
2. Problemem z częścią płatną przez pracownika – w przypadku umowy zlecenia, część składek finansuje ubezpieczony (zleceniobiorca). Jednak przy zakwestionowaniu umowy to płatnik (przedsiębiorca) zobowiązany jest przekazać całość należności do ZUS. Teoretycznie możliwe jest dochodzenie od wykonawcy zwrotu części składek, którą on powinien sfinansować, ale w praktyce – jeżeli kooperacja już wygasła – jest to niezwykle trudne, a często niemożliwe.
3. Koniecznością dokonania korekt związanych ze zgłaszaniem wykonawcy do ubezpieczeń społecznych, a także dokonania korekty podatkowej.

W skrajnych przypadkach, jeżeli skala nadużyć jest duża, na przedsiębiorcę mogą zostać nałożone dodatkowe sankcje.

Co zrobić, by jak najlepiej zabezpieczyć się przed zakwestionowaniem zawartych umów?

Aby zabezpieczyć się przed zakwestionowaniem zawartych umów o dzieło, najistotniejsza jest prewencja. Nie wystarczy bowiem tylko zmienić nazwę umowy, ponieważ w przypadku ewentualnej kontroli organ bada wtedy nie tylko treść umowy, ale przede wszystkim sposób jej faktycznego wykonywania. Należy natomiast zadbać o to, by przedmiot umowy został sformułowany precyzyjnie i by wskazywał na konkretny rezultat, a nie wykonywane czynności. Ważne są także zapisy dotyczące odbioru dzieła, procedura zgłaszania wad oraz brak elementów charakterystycznych dla umowy o pracę czy umowy zlecenia (takie jak na przykład podpisywanie listy obecności).

Przed wyborem związanym z zawarciem umowy w danym brzmieniu zalecamy wykonanie testu weryfikacyjnego oraz zadanie sobie kluczowych pytań, tj.

1. Czy w wyniku umowy powstanie coś konkretnego, co można wyodrębnić (np. projekt graficzny, konkretny artykuł)?
2. Czy wykonawca ma możliwość ponoszenia odpowiedzialności za wady tego dzieła oraz czy ewentualne ryzyko niepowodzenia wykonania dzieła obciąża w całości wykonawcę?
3. Czy gdyby wykonawca pracował bardzo starannie, ale nie osiągnął efektu, to należałoby mu się wynagrodzenie?
4. Czy wynagrodzenie oczekiwane jest za efekt, czy za czas poświęcony na wykonanie czynności?

Jeśli przynajmniej jedna z odpowiedzi na zadane pytania jest niejednoznaczna, bezpieczniejszym wyborem – mimo wyższych kosztów – jest umowa zlecenia. Ryzyko zapłaty składek wstecz wraz z odsetkami zwykle przewyższa doraźne oszczędności.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości, zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią. Przeanalizujemy Państwa obecne wzory umów, wskażemy ryzykowne zapisy i pomożemy sformułować kontrakty tak, by jak najlepiej zabezpieczały interesy Państwa firmy, pozostając w zgodzie z obowiązującymi przepisami.

Artykuł autorstwa: r. pr. Karolina Zarzycka

W razie pytań, a także pomysłów tematów na kolejne wydania Newsletter’a zapraszamy do kontaktu:

[email protected]