1 dzień temu
W nowoczesnej gospodarce przewaga konkurencyjna przedsiębiorstwa często nie wynika wyłącznie z zasobów materialnych, ale z informacji – wiedzy, danych, procedur i rozwiązań organizacyjnych. adekwatne zabezpieczenie tych informacji w relacjach zewnętrznych jest nie tylko formą zarządzania ryzykiem, ale także obowiązkiem wynikającym z profesjonalnej staranności w prowadzeniu działalności gospodarczej.
Szczególne znaczenie ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa ma m.in. w relacjach z:
- dostawcami i podwykonawcami,
- dystrybutorami i partnerami handlowymi,
- outsourcingiem usług IT, call center, e-commerce (np. przetwarzanie danych klientów),
- doradcami i konsultantami (np. branża finansowa, marketingowa, HR),
- software house’ami, studiem R&D, insourcingiem technologii,
- firmami medycznymi, biotechnologicznymi, farmaceutycznymi.
W każdej z powyższych branż wymiana informacji poufnych oraz wartościowych danych jest elementem codziennej działalności – a brak odpowiednich zabezpieczeń może prowadzić do ich utraty, bezpowrotnego wycieku lub wykorzystania przez podmioty konkurencyjne.
Tajemnica przedsiębiorstwa w świetle obowiązujących przepisów
Zgodnie z art. 11 ust. 2 Ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji:
„Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.”
Aby informacja mogła korzystać z ochrony ustawowej jako tajemnica przedsiębiorstwa, musi spełniać łącznie trzy warunki:
- nie jest publicznie znana ani łatwo dostępna,
- posiada rzeczywistą wartość gospodarczą dla przedsiębiorstwa,
- została objęta działaniami zabezpieczającymi.
Co to oznacza w praktyce?
1. Wartość gospodarcza informacji
Oznacza, iż dana informacja ma dla przedsiębiorcy realne znaczenie ekonomiczne – wpływa na zdolność przewagi na rynku, pozwala uzyskać konkurencyjność lub chroni przed stratami. Tego rodzaju informacje, choć niematerialne, mają wymierną wartość – mogą zwiększać zysk lub stanowić przedmiot obrotu (np. sprzedaży know-how).
2. Niepubliczny charakter informacji
Informacja nie może być publicznie znana – czyli dostępna bez większego wysiłku dla osób działających w danej branży. Nie wystarczy więc, iż informacja nie jest opublikowana – musi być faktycznie nieznana w obrocie. jeżeli informacja jest dostępna np. w Internecie lub powszechnie znana w branży – nie podlega ochronie jako tajemnica przedsiębiorstwa.
3. Charakter techniczny, technologiczny, organizacyjny
Chodzi o dane związane z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa – mogą to być:
- Informacje techniczne – np. projekty maszyn, schematy konstrukcyjne, zestawienia parametrów.
- Informacje technologiczne – np. skład chemiczny produktu, metody przetwarzania surowców, oprogramowanie.
- Informacje organizacyjne – np. model zarządzania produkcją, struktura zespołów, wewnętrzne regulaminy.
Mogą to być też inne informacje o wartości strategicznej, np. harmonogram wejścia na rynek, dane finansowe, model kalkulacji kosztów.
4. Działania w celu zachowania poufności
Ochrona ustawowa przysługuje tylko wtedy, gdy przedsiębiorca realnie dba o utrzymanie poufności. Przykłady działań:
- zawarcie umów NDA (Non-Disclosure Agreement),
- oznaczanie dokumentów jako „Poufne” lub „Zastrzeżone”,
- ograniczony dostęp do danych (hasła, systemy logowania),
- szkolenie pracowników z zakresu ochrony informacji,
- kontrola dostępu fizycznego i elektronicznego do dokumentów.
Jak orzekają Sądy?
Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 12.01.2021, VI SA/Wa 1347/20 LEX nr 3190720:
Sąd wskazał, iż „podjęcie działań w celu zachowania poufności” należy rozumieć szeroko – ważne jest nie tylko formalne wprowadzenie poufności, ale też praktyczne ograniczenie dostępu. Przedsiębiorca musi wykazać, iż faktycznie kontroluje, kto ma dostęp do informacji i iż wprowadził środki techniczne lub organizacyjne.
Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 22.01.2020, II SA/Wa 1544/19 LEX nr 3065634:
Sąd zauważył, iż choćby domniemane (konkludentne) działania mogą świadczyć o tym, iż dane były chronione – np. jeżeli tylko określeni pracownicy mieli dostęp do konkretnego pliku, a cała firma traktowała dane jako poufne. Istotne jest prowadzenie świadomej polityki ochrony informacji – nie musi być ona nadmiernie sformalizowana, ale powinna być realna. Należy również pamiętać, iż w przypadku informacji dotyczących treści umów zawieranych przez przedsiębiorców obowiązują zastrzeżone przez strony warunki poufności określonych postanowień.
Kluczowe elementy skutecznej ochrony umownej
1. Definicja zakresu chronionych informacji
Czy tajemnica przedsiębiorstwa to to samo co informacja poufna?
W obrocie gospodarczym często dochodzi do utożsamiania pojęcia informacji poufnej z tajemnicą przedsiębiorstwa, jednak z punktu widzenia systematyki prawa są to pojęcia rozłączne.
Informacja poufna jest to pojęcie szersze, może obejmować dowolne dane, które strony postanowiły objąć obowiązkiem zachowania w tajemnicy (np. informacje dotyczące planowanej współpracy, dokumenty handlowe, treść ustaleń negocjacyjnych). Informacja poufna, w kontekście prawnym, to zwykle informacja niepubliczna, która ma określoną wartość gospodarczą i jest chroniona ze względu na swój charakter. Definicja może się różnić w zależności od kontekstu, np. w prawie handlowym czy finansowym. Tajemnica przedsiębiorstwa to natomiast pojęcie normatywne, którego spełnienie wymaga określonego statusu informacji i działań przedsiębiorcy.
Z tego względu należy dążyć do precyzyjnego rozróżnienia obu pojęć w treści umów – wskazując, iż część przekazywanych informacji może mieć charakter poufny w rozumieniu umowy, a część (o istotnym znaczeniu gospodarczym) będzie stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy.
Należy zatem jasno określić, co stanowi:
- „Informację poufną” – np. „wszelkie dane nieujawnione publicznie, przekazane w związku z wykonaniem niniejszej umowy, dotyczące planowanej współpracy, warunków finansowych, procesów operacyjnych”.
- „Tajemnicę przedsiębiorstwa” – np. „informacje posiadające wartość gospodarczą, niepubliczne, techniczne, organizacyjne, do których Strona przekazująca zastosowała środki ochrony poufności w rozumieniu art. 11 ust. 2 Ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji”.
Przykład zapisu:
„Strony zgodnie ustalają, iż za tajemnicę przedsiębiorstwa uznaje się w szczególności dane technologiczne, prototypy, dokumentację projektową, procedury operacyjne, dane klientów i informacje handlowe nieujawnione do wiadomości publicznej.”
2. Zakres dostępu i sposób przetwarzania
Umowa powinna precyzować, iż dane mogą być przetwarzane wyłącznie w celu realizacji umowy, przez określony zespół, z zakazem kopiowania, przesyłania dalej czy udostępniania osobom trzecim.
Przykład zapisu:
„Informacje poufne mogą być ujawniane wyłącznie pracownikom, współpracownikom lub podwykonawcom Strony otrzymującej, w zakresie niezbędnym do wykonania niniejszej umowy, pod warunkiem uprzedniego zobowiązania ich do zachowania poufności.”
3. Czas obowiązywania obowiązku poufności
Nie wystarczy ochrona na czas trwania umowy – obowiązek powinien trwać również po jej zakończeniu.
Przykład zapisu:
„Obowiązek zachowania poufności obowiązuje przez okres 5 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia niniejszej umowy, niezależnie od przyczyny jej zakończenia.”
4. Sankcje za naruszenie – kara umowna i odszkodowanie
Najskuteczniejsze są zapisy łączące karę umowną (zryczałtowaną) z możliwością dochodzenia pełnego odszkodowania.
Przykład zapisu:
„W przypadku naruszenia postanowień dotyczących poufności, Strona naruszająca zapłaci karę umowną w wysokości 50.000 zł za każde naruszenie, przy czym zastrzeżenie kary umownej nie wyłącza prawa dochodzenia odszkodowania przewyższającego jej wysokość.”
Praktyczne wskazówki
Uzupełnienie ochrony kontraktowej
- Uzyskaj indywidualne oświadczenia o poufności od pracowników kontrahenta.
- Prowadź rejestr dokumentów i osób upoważnionych do dostępu.
- Stosuj technologię DRM (Digital Rights Management).
- Oznacz nośniki fizyczne i cyfrowe klauzulami poufności,
- Stosuj systemy kontroli dostępu do dokumentów (foldery zamknięte, szyfrowanie).
Co zrobić w przypadku naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa?
Jeśli podejrzewasz, iż doszło do naruszenia, należy działać gwałtownie i zdecydowanie:
- Zabezpiecz dowody – np. kopie korespondencji, logi dostępu, dokumenty.
- Wezwij do zaniechania naruszeń – pismo przedsądowe do naruszającego.
- Rozważ złożenie pozwu wraz z wnioskiem o zabezpieczenie roszczenia – możesz wystąpić z żądaniem o:
- zaniechanie niedozwolonych działań,
- usunięcie skutków niedozwolonych działań,
- złożenie jednokrotnego lub wielokrotnego oświadczenia odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie,
- naprawienie wyrządzonej szkody, na zasadach ogólnych,
- wydanie bezpodstawnie uzyskanych korzyści, na zasadach ogólnych,
- zasądzenie odpowiedniej sumy pieniężnej na określony cel społeczny związany ze wspieraniem kultury polskiej lub ochroną dziedzictwa narodowego – o ile czyn nieuczciwej konkurencji był zawiniony.
- Zgłoś czyn jako przestępstwo – jeżeli naruszenie wypełnia znamiona czynu z art. 23 Ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (ujawnienie lub wykorzystanie tajemnicy przedsiębiorstwa).
Podsumowanie
Zabezpieczenie tajemnicy przedsiębiorstwa wymaga odpowiedniego podejścia prawnego, kontraktowego i organizacyjnego. W realiach rynkowych ochrona ta może zadecydować o zachowaniu ugruntowanej pozycji przedsiębiorcy wobec konkurencji, inwestorów czy kontrahentów.
Nasza kancelaria oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie:
- tworzenia i audytu klauzul NDA,
- opracowania postanowień chroniących tajemnicę przedsiębiorstwa w umowach handlowych, licencyjnych, wdrożeniowych, outsourcingowych,
- przygotowania dokumentacji wewnętrznej i procedur ochrony informacji,
- reprezentacji w sprawach o naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa i czyn nieuczciwej konkurencji.
Zapraszamy do kontaktu – zabezpieczymy informacje, które stanowią fundament wartości Twojego biznesu.
Artykuł autorstwa: r. pr. Anna Maksymczak
W razie pytań, a także pomysłów tematów na kolejne wydania Newsletter’a zapraszamy do kontaktu:
