2 dni temu
W wielu firmach prawnik pojawia się dopiero wtedy, gdy kontrahent nie wykonuje umowy, pracownik zgłasza roszczenia albo urząd wszczyna kontrolę. Tymczasem największe korzyści przynosi zaangażowanie prawnika już na etapie planowania, ponieważ pozwala budować strategię firmy w oparciu o świadomą ocenę uwarunkowań prawnych, ograniczać ryzyka i unikać kosztownego naprawiania błędów.
Poniżej wymieniamy najczęstsze mity dotyczące współpracy przedsiębiorców z prawnikami. Takie przekonania mogą prowadzić do sporów oraz możliwych do uniknięcia kosztów.
Mit 1. Prawnik jest potrzebny dopiero wtedy, gdy pojawi się problem
Jeżeli zwracamy się do prawnika dopiero po pojawieniu się problemu, możliwości działania są zwykle ograniczone. Prawnik musi wówczas szukać rozwiązania w ramach decyzji, które zostały już podjęte, i działań, które zostały już zrealizowane. Jedną z przyczyn odkładania konsultacji jest to, iż jej koszt jest widoczny od razu, natomiast koszty braku wsparcia prawnego ujawniają się często dopiero wtedy, gdy usunięcie skutków błędów wymaga dodatkowego czasu, pracy i nakładów finansowych.
Jeżeli prawnik zostaje włączony dopiero po podpisaniu niekorzystnej umowy, przeprowadzeniu wadliwej procedury albo podjęciu decyzji niezgodnej z przepisami, musi działać w granicach już popełnionych błędów. Czasami możliwe jest ich skorygowanie, ale nie zawsze da się całkowicie usunąć ich skutki.
Wsparcie udzielone na etapie planowania działań pozwala natomiast odpowiednio zaplanować strategię, wskazać bezpieczniejsze rozwiązania i uprzedzić klienta o konsekwencjach poszczególnych decyzji. Przedsiębiorca, który zna ryzyko, może go uniknąć, ograniczyć je albo świadomie uwzględnić w kalkulacji biznesowej.
W praktyce wcześniejsza konsultacja jest zwykle tańsza niż późniejsze negocjacje naprawcze, postępowanie sądowe, kara administracyjna czy konieczność zmiany całego wdrożonego już procesu.
Mit 2. Gotowe ustalenia wystarczy przekazać prawnikowi „do zerknięcia”
Wczesne zaangażowanie prawnika usprawnia proces decyzyjny, pomaga wybrać rozwiązania odpowiadające zarówno celom firmy, jak i uwarunkowaniom prawnym oraz stworzyć spójną strategię działania. Pozwala także realistycznie zaplanować harmonogram z uwzględnieniem czasu potrzebnego na uzyskanie wymaganych decyzji, zezwoleń lub innych rozstrzygnięć administracyjnych.
Problem pojawia się najczęściej wtedy, gdy prawnik otrzymuje gotowy dokument „do zerknięcia” tuż przed jego podpisaniem albo zostaje poinformowany o planowanym działaniu bezpośrednio przed jego realizacją. Na tym etapie założenia biznesowe, model współpracy i terminy są często uzgodnione już z kontrahentem. Zgłoszenie istotnych uwag prawnych może wówczas oznaczać konieczność zmiany wcześniejszych ustaleń, powrotu do negocjacji, przesunięcia terminu, a w niektórych przypadkach także przebudowania całej konstrukcji projektu.
Taka sytuacja może prowadzić do niepotrzebnej frustracji po obu stronach. Klient może odnieść wrażenie, iż prawnik komplikuje niemal zakończony proces, chociaż w rzeczywistości wskazuje ryzyka wynikające z decyzji podjętych bez wcześniejszej analizy prawnej. Jednocześnie prawnik ma ograniczone możliwości zaproponowania najlepszego rozwiązania, gdyż musi poruszać się w ramach dokonanych już uzgodnień.
Jeżeli radca prawny lub adwokat zna założenia projektu od początku, może na bieżąco wskazywać wymagania prawne i proponować rozwiązania uwzględniające bezpieczeństwo firmy oraz jej cele biznesowe. Kwestie prawne stają się wówczas elementem budowania strategii i harmonogramu projektu.
Czas poświęcony na wcześniejszą konsultację jest zwykle znacznie krótszy niż czas potrzebny na ponowne negocjacje, zmianę przyjętych założeń lub usunięcie skutków błędnie podjętych działań.
Mit 3. Każdą sprawę może prowadzić ten sam prawnik
Przedsiębiorca może w krótkim czasie zetknąć się z prawem handlowym, prawem pracy, ochroną danych osobowych, podatkami, nieruchomościami, własnością intelektualną, zamówieniami publicznymi lub sporem sądowym. Każdy z tych obszarów wymaga innego rodzaju wiedzy i doświadczenia.
Nie oznacza to, iż do każdej sprawy trzeba samodzielnie szukać nowego prawnika. Warto jednak współpracować z kancelarią, która potrafi dobrać do konkretnego problemu prawnika zajmującego się daną dziedziną, a w bardziej złożonych projektach stworzyć zespół łączący kilka specjalizacji.
Przykładowo wprowadzenie nowego produktu może wymagać analizy umów z dostawcami, zasad przetwarzania danych, ochrony marki, komunikacji marketingowej oraz obowiązków regulacyjnych. o ile realizacja projektu wiąże się ze zwiększeniem zatrudnienia, konieczna może być również konsultacja z zakresu prawa pracy. Powinna ona obejmować nie tylko zawierane umowy, ale także wpływ wzrostu zatrudnienia na pozostałe obowiązki firmy jako pracodawcy. Spojrzenie z jednej perspektywy może więc okazać się niewystarczające.
Ogromna liczba regulacji prawnych sprawia, iż trudno oczekiwać od jednego prawnika specjalistycznej wiedzy w każdej dziedzinie. Skuteczne doradztwo często wymaga współpracy ekspertów z różnych obszarów prawa. Pozwala to przeanalizować przedsięwzięcie całościowo i ograniczyć ryzyko pominięcia kwestii istotnych dla działalności firmy.
Mit 4. Skoro firma nie ma sporów, wszystko jest w porządku
Brak sporów, kontroli lub roszczeń nie oznacza, iż działalność firmy jest wolna od ryzyk prawnych. Nieprawidłowości mogą przez długi czas pozostawać niezauważone i ujawnić się dopiero w najmniej odpowiednim momencie, na przykład podczas kontroli, sporu z kontrahentem, odejścia kluczowego pracownika, ubiegania się o finansowanie albo sprzedaży przedsiębiorstwa.
Dopóki kooperacja z kontrahentami przebiega bez zakłóceń, nieprecyzyjne postanowienia umowne mogą nie powodować widocznych problemów. Podobnie brak odpowiedniej dokumentacji lub procedur może pozostawać bez konsekwencji do chwili, w której firma będzie musiała wykazać prawidłowość swojego działania.
Okres stabilnego funkcjonowania firmy jest dobrym momentem na przegląd stosowanych umów, procedur i sposobu działania. Pozwala to zidentyfikować ryzyka i wprowadzić potrzebne zmiany bez presji czasu oraz dodatkowych kosztów związanych z koniecznością szybkiego reagowania.
Brak widocznych problemów nie przesądza zatem o bezpieczeństwie prawnym firmy.
Mit 5. Raz przygotowane dokumenty prawne nie wymagają zmian
Dokumenty powinny odpowiadać nie tylko aktualnym przepisom, ale również rzeczywistemu sposobowi działania firmy. Tymczasem wraz z rozwojem przedsiębiorstwa zmieniają się jego produkty, usługi, model sprzedaży, struktura zatrudnienia, wykorzystywane technologie oraz relacje z klientami i kontrahentami.
Umowa, regulamin lub procedura przygotowane kilka lat wcześniej mogą nie uwzględniać obecnej skali działalności, nowych procesów albo zmian w otoczeniu prawnym. choćby prawidłowo opracowany dokument traci swoją wartość, o ile nie odpowiada temu, jak firma faktycznie funkcjonuje.
Dlatego najważniejsze dokumenty i procedury warto przeglądać okresowo, zwłaszcza przed rozpoczęciem nowego rodzaju działalności, wprowadzeniem produktu, zmianą modelu współpracy lub wejściem na kolejny rynek.
Obsługa prawna powinna rozwijać się razem z przedsiębiorstwem i odpowiadać na jego aktualne potrzeby. Uwzględnienie aspektów prawnych już na etapie planowania pozwala ograniczyć ryzyka, adekwatnie przygotować realizację przedsięwzięcia i stworzyć bezpieczne podstawy dalszego rozwoju firmy. Odpowiednio dobrany zespół prawników może nie tylko ocenić dokumenty, ale przede wszystkim pomóc wybrać rozwiązanie bezpieczne, praktyczne i dostosowane do specyfiki działalności prowadzonego biznesu.
W razie pytań, a także pomysłów tematów na kolejne wydania Newsletter’a zapraszamy do kontaktu:
